Factura trimisă clientului

Ce este

După ce emiți o factură de vânzare, o poți trimite clientului pe e-mail direct din listă, cu un link spre portalul facturii, unde clientul o vede fără cont și fără parolă. Documentul fiscal original rămâne cel transmis prin RO e-Factura, pe care clientul îl descarcă din portal sau din SPV.

Ce primește cealaltă parte

Clientul primește un e-mail de la [email protected], cu subiectul „Factură {număr} — {firma}". Corpul are:

• un tabel cu „Descriere", „Cant.", „Preț/u.", „TVA" și „Total";
• rândul „TOTAL DE PLATĂ";
• mențiunile facturii, dacă există;
• butonul „Vezi factura", cu mențiunea „Fără cont și fără parolă. Linkul e valabil până pe …";
• adresa de contact a firmei tale.

E-mailul nu are atașamente.

Portalul facturii (start.qedara.com/p/qf_…) se deschide fără autentificare. Arată:

• factura, cu liniile, totalurile, scadența și starea ei;
• mențiunile facturii, ca pe factura tipărită;
• arhiva semnată de ANAF, de descărcat după ce factura e acceptată în e-Factura.

Portalul arată doar factura aceasta și doar acestui client. Nu permite nicio modificare.

Dacă linkul a expirat, pagina spune „Linkul a expirat, cere unul nou". Butonul de acolo trimite o cerere firmei tale (proprietarului și contabilului, în aplicație și pe e-mail), cel mult una pe zi.

Ce arată ecranul

În Facturi, pe rândul unei facturi emise, iconița „Trimite pe email" deschide fereastra „Trimite factură pe email":

• câmpul „Adresă email destinatar": „Lasă gol pentru a folosi emailul partenerului";
• butoanele „Anulează" și „Trimite".

La reușită apare „Email trimis cu succes.". La eșec, motivul: „Factura nu a plecat: …".

Când se întâmplă

• E-mailul pleacă doar când apeși „Trimite". Emiterea facturii nu trimite nimic singură.
• Linkul din e-mail e valabil 30 de zile. O trimitere nouă emite un link nou, iar cel vechi nu mai deschide factura. Dacă trimiterea eșuează, linkul creat pentru ea se revocă pe loc.
• O ciornă nu se trimite (CIORNA_NU_SE_TRIMITE): întâi o emiți, ca să primească numărul fiscal (vezi Numerotarea facturilor și ciornele).
• O factură se trimite cu succes cel mult o dată pe zi. A doua apăsare în aceeași zi întoarce motivul în loc să trimită din nou.
• Firmele de test nu trimit niciodată e-mailuri reale.

Cum se configurează

Nu e nimic de pornit: trimiterea e disponibilă pe orice factură de vânzare emisă, pentru proprietar, contabil și operatorul de facturi. Din detaliul facturii, proprietarul și contabilul pot crea și separat „Link pentru client", de copiat. Tot de acolo pot revoca linkul activ.

Ordinea de precedență pentru destinatar:

1. Adresa scrisă în fereastra „Trimite factură pe email".
2. Adresa de e-mail din fișa partenerului.
3. Dacă nu există niciuna, factura nu pleacă: „Partenerul nu are adresă de email."

Ordinea de precedență pentru adresa de contact din corpul e-mailului (aceeași ca la remindere):

1. „Email Reply-To" din Setări → Notificări.
2. Adresa de e-mail a firmei.
3. [email protected].

Cum verifici că e autentic

• Expeditorul e [email protected], semnat DKIM pentru facturi.qedara.com.
• Linkul duce numai pe start.qedara.com/p/…. Portalul nu cere cont, parolă sau cod, nu conține linkuri de plată și nu anunță conturi bancare noi.
• Jetonul din link nu se păstrează în clar: în baza de date stă doar amprenta lui, iar în jurnalele serverului apare mascat.
• Factura fiscală se verifică în SPV, după indexul de încărcare ANAF (vezi e-Factura).

Clientul care se îndoiește de un e-mail îl poate verifica după Cum recunoști un e-mail autentic de la Qedara.

Unde se vede urma

• Fiecare trimitere reușită apare în Jurnal de audit:
  • linkul emis, factura.link_portal_emis;
  • trimiterea, factura.trimisa_email, cu domeniul adresei destinatarului (partea dinaintea @ nu se păstrează în jurnal).
• Deschiderile portalului și cererile de link nou apar ca evenimente pe factură, vizibile la „Link pentru client". IP-ul se păstrează trunchiat, 12 luni.
• Starea livrării (trimis, livrat, respins de serverul destinatarului, marcat ca spam) se păstrează în jurnalul de trimiteri al platformei, după identificatorul mesajului. Echipa Qedara o poate căuta la cerere.