Numerotarea facturilor și ciornele

Ce este

O factură de vânzare stă în ciornă fără număr fiscal și primește numărul abia când o emiți, din seria activă la data emiterii. Așa o ciornă ștearsă nu lasă goluri în numerotare, iar o factură emisă nu se mai șterge, se anulează sau se stornează.

Ce primește cealaltă parte

Clientul primește doar facturi emise: o ciornă nu poate fi trimisă în e-Factura (baza de date o refuză) și nu are notă contabilă. Numărul de pe factura trimisă are forma SERIE-AN-NNNN, de exemplu F-2026-0001.

Când stornezi o factură, clientul primește o notă de credit separată, cu numărul ei, abia după ce o emiți.

Ce arată ecranul

În Facturi, o ciornă arată eticheta „ciornă · fără număr fiscal" în locul numărului. Butoanele depind de stare:

În formular ai „Salvează ciornă" și „Confirmă și emite". La emitere apare fereastra „Emite factura": data facturii devine data emiterii, iar tu poți alege între „Data emiterii" și „Păstrează data din ciornă".

Când se întâmplă

• Numărul se alocă la emitere, în aceeași tranzacție cu emiterea. Dacă emiterea eșuează, numărul nu se consumă.
• Data facturii nu poate fi în viitor și nici înaintea ultimei facturi emise din aceeași serie. Dacă o schimbi, scadența se mută cu același termen și cursul BNR se recitește.
• Proformele, avizele și chitanțele primesc numărul la creare, nu la emitere.
• Facturile recurente se creează zilnic ca ciorne. Se emit singure doar dacă proprietarul a activat emiterea automată.
• Ciornele mai vechi de numerotarea la emitere își păstrează numărul primit atunci. Golurile apărute înainte nu se completează.

Cum se configurează

Fiecare firmă nouă primește automat seriile implicite: F (facturi), CN (note de credit), PF (proforme), F-IN (facturi primite, cu resetare anuală), AV (avize) și CH (chitanțe). Serii noi se adaugă de un proprietar sau un contabil, prin API, la /api/v1/entities/{firma}/serii-documente. Fiecare serie cere un motiv de cel puțin 10 caractere. Codul are 1–10 caractere: litere mari, cifre și cratimă.

O serie din care s-a emis deja ceva nu-și mai schimbă codul și nu se șterge. O dezactivezi sau îi închizi valabilitatea.

Ordinea de precedență (care serie dă numărul):

1. Seria cerută explicit pe document, doar la avize și chitanțe. Trebuie să existe și să fie activă la dată.
2. Altfel, dintre seriile active la data documentului: seria marcată implicită.
3. Apoi seria cu cea mai recentă dată de început a valabilității.
4. Apoi cea creată prima.
5. Dacă nu e niciuna activă, documentul e refuzat cu SERIE_LIPSA.

La emiterea unei facturi nu se alege seria: decide mereu seria implicită activă la data emiterii. O firmă are o singură serie implicită activă pe fiecare tip de document.

Cum verifici că e autentic

• Numerele provizorii încep cu CIORNA-. Prefixul e rezervat: un import care îl folosește e refuzat. Ce poartă un astfel de identificator nu e document fiscal.
• Proveniența numărului o stabilește baza de date, nu aplicația. Un număr dat la emitere e marcat ca alocat intern, iar unul provizoriu ca provizoriu.
• O factură emisă nu dispare. Corecția e o anulare (cu storno pe notă) sau o notă de credit, ambele vizibile în listă.

Unde se vede urma

În Jurnal de audit apar, pentru facturi:

• factura.creare
• factura.numar_alocat: numărul provizoriu, numărul fiscal, datele și dacă data a fost aleasă manual
• factura.data_la_emitere
• factura.confirmare
• factura.stergere_ciorna
• factura.anulare: motivul, de maximum 300 de caractere, ajunge pe nota de storno
• factura.stornare
• factura.nota_credit

Pentru serii apar serie.creare, serie.editare, serie.dezactivare, serie.reactivare și serie.stergere.

Ștergerea e permisă doar pentru ciorne. Anularea e permisă doar pentru facturi confirmate și postează stornoul în perioada facturii, dacă e deschisă, altfel în ziua de azi. Dacă niciuna dintre perioade nu e deschisă, anularea e refuzată.