e-Factura (RO e-Factura, SPV)

Ce este

Qedara Start generează XML-ul UBL (CIUS-RO) al facturii emise, îl încarcă în SPV și urmărește răspunsul ANAF până la validare sau respingere. Tot prin SPV, facturile primite de la furnizori intră în aplicație ca ciorne de facturi de achiziție.

Ce primește cealaltă parte

Clientul primește factura în SPV-ul lui, de la ANAF, după ce ANAF o validează. Fișierul pe care îl descarcă din SPV e factura ta, cu numărul fiscal din Qedara.

Furnizorul nu primește nimic de la Qedara când factura lui intră în aplicația ta.

Ce arată ecranul

Pe factură (în Facturi și în detaliul facturii), o factură confirmată are butonul „e-Factura". Starea apare ca etichetă:

În e-Factura → Emise, sus, caseta „Netransmise la ANAF" arată facturile emise care n-au ajuns încă la ANAF. Pentru fiecare vezi data emiterii, termenul legal și câte zile lucrătoare mai sunt („3 zile lucrătoare rămase", „ultima zi" sau „depășit cu 2 zile lucrătoare").

Dedesubt vezi fiecare trimitere: numărul, partenerul, valoarea, starea și Index ANAF, adică indexul de încărcare dat de ANAF. Butoanele de pe rând:

• „Retrimite", după o eroare sau o respingere, când ai corectat factura;
• „Vezi eroarea";
• „Descarcă XML ANAF", pentru facturile validate;
• „Arhiva ANAF (.zip)", când arhiva semnată de ANAF e păstrată.

e-Factura → Coadă arată ce e în procesare chiar acum și se actualizează la 10 secunde. e-Factura → Primite arată facturile de la furnizori, cu link „Deschide" spre ciorna creată din fiecare. Butonul „Sincronizează SPV" aduce imediat ce e nou.

Când se întâmplă

• Termenul legal: factura se transmite în cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii (OUG nr. 89/2025, de la 1 ianuarie 2026). Weekendurile și sărbătorile legale nu se numără. Qedara calculează termenul după regula în vigoare la data emiterii (o factură mai veche e judecată după regula de atunci) și după calendarul sărbătorilor legale pe ani. Îl vezi în caseta „Netransmise la ANAF".
• Trimiterea pornește când apeși „e-Factura". Confirmarea facturii nu o trimite singură. Facturile recurente emise automat intră în coadă singure.
• Procesarea coadei și verificarea răspunsurilor ANAF rulează orar.
• Primul răspuns ANAF se cere la cel puțin 5 minute după încărcare. Cât ANAF răspunde „în prelucrare", factura rămâne „Trimisă".
• Reîncercări: o trimitere eșuată se reia după 5, 10, 20, apoi 30 de minute. După 5 încercări devine „Fără răspuns".
• Facturile primite se sincronizează orar, pe ultimele 60 de zile (cât păstrează ANAF lista).

Cum se configurează

În Setări → Integrări:

1. Conectează SPV: certificatul digital al firmei sau al contabilului, prin autorizarea ANAF. Poți genera un link pentru contabil, valabil 7 zile, de folosit o singură dată.
2. „e-Factura outbound" pornește trimiterea facturilor emise.
3. „e-Factura inbound" aduce facturile primite din SPV ca ciorne de facturi de furnizor.

Butonul „e-Factura" îl pot folosi proprietarul, contabilul și operatorul de facturi.

Ordinea de precedență (dacă factura poate pleca):

1. Factura trebuie să fie emisă, cu număr fiscal. O ciornă e refuzată (EFACTURA_CIORNA).
2. O factură adusă din alt program e refuzată (EFACTURA_EMISA_IN_ALT_SISTEM): a transmis-o programul care a emis-o.
3. Comutatorul „e-Factura outbound" trebuie să fie pornit pe firmă.
4. XML-ul trebuie să se poată construi: adresele firmei și ale clientului, CUI-ul și liniile sunt complete. Altfel primești lista exactă de câmpuri lipsă.
5. O factură aflată deja la ANAF nu se mai încarcă a doua oară. Garda e în baza de date, nu doar în aplicație:
   • validată: EFACTURA_DEJA_ACCEPTATA; o corectură se face cu notă de credit;
   • trimisă și în prelucrare la ANAF: EFACTURA_IN_PRELUCRARE_ANAF;
   • în curs de încărcare: EFACTURA_IN_URCARE.

Cum verifici că e autentic

• Indexul ANAF din Emise îl cauți în SPV, la mesajele firmei. Trebuie să găsești aceeași factură.
• „Arhiva ANAF (.zip)" îți dă arhiva descărcată din SPV, întreagă: factura și semnătura ANAF. E păstrată ca arhivă legală (nu se modifică și nu se șterge), cu amprenta SHA-256, trimisă și în antetul X-Content-SHA256 al descărcării. Aceeași arhivă o poate descărca și clientul, din portalul facturii.
• „Descarcă XML ANAF" îți dă doar XML-ul facturii validate, fără semnătură.
• XML-ul generat la trimitere are și el o amprentă SHA-256, păstrată lângă trimitere.

Unde se vede urma

• e-Factura → Emise: starea fiecărei trimiteri, indexul ANAF și eroarea ANAF, dacă a existat. Fiecare încercare (încărcare, verificare a stării, descărcare a răspunsului) rămâne în istoricul transmiterilor, doar de adăugare.
• Jurnal de audit:
  • fiecare descărcare a XML-ului validat, export.xml_sigilat, și a arhivei ANAF, export.arhiva_anaf;
  • trimiterile rămase fără răspuns de la ANAF;
  • validările pentru care XML-ul nu s-a putut descărca.
• Facturile primite: intrarea pe factura de achiziție creată, factura.creare_efactura. Pe ciornă, panoul „Document sursă (e-Factura)" arată XML-ul primit, cu butonul „XML".