Ce face Atena și ce nu face

Ce este

Atena e asistentul din aplicație: răspunde la întrebări despre firma ta citind datele prin unelte (facturi, parteneri, balanța, rapoarte, perioade) și despre produs din acest centru de ajutor. Poate propune o schimbare de cont sau o regulă de contare, dar orice propunere rămâne fără efect până o confirmă un proprietar sau un contabil.

Ce primește cealaltă parte

Nimeni din afara firmei nu primește nimic de la Atena. Ea nu trimite e-mailuri, nu trimite facturi și nu depune declarații.

În interiorul firmei, o propunere a Atenei apare pe ecranul Propunerile Atenei, unde proprietarul sau contabilul o confirmă ori o respinge.

Ce arată ecranul

Fereastra de conversație se deschide de pe orice pagină a firmei. Câmpul arată „Întreabă-mă ceva…". În timp ce lucrează vezi „Atena analizează…" sau „Atena verifică datele (…)…". Butonul „Conversație nouă" începe o conversație curată.

Linkurile din răspuns le pune aplicația, numai spre ce a citit Atena efectiv: facturi, parteneri, note, conturi sau articole din centrul de ajutor. Un număr de document pe care Atena nu l-a citit apare marcat cu un semn de întrebare, ca referință nesursată.

Pe Propunerile Atenei, fiecare propunere are:

• stările „Așteaptă confirmarea", „Confirmată", „Executată", „Respinsă", „Expirată";
• secțiunile „Ce ai cerut" și „Ce propune Atena";
• butoanele „Confirmă și aplică" și „Respinge".

Când se întâmplă

• Atena răspunde doar când o întrebi. Nu rulează singură și nu acționează în fundal.
• Pentru fiecare răspuns face cel mult cinci pași de lucru.
• Limite de folosire: cel mult 10 mesaje pe minut pentru un utilizator și cel mult 200 de răspunsuri pe zi pentru o firmă.
• Propunere expirată: dacă documentul sau contul s-a schimbat între propunere și confirmare, propunerea expiră și nu se aplică nimic.

Cum se configurează

Atena e disponibilă tuturor utilizatorilor firmei, mai puțin rolului Angajat. Ce poate face e fix, nu se configurează:

• Citește, doar în firma deschisă: facturi, parteneri, note, balanță, rapoarte, perioade, regulile casei și starea capabilităților.
• Propune o schimbare de cont, salvată ca propunere, sau o regulă de contare. Regula se salvează inactivă, iar un om o activează din Setări → Reguli contabile.
• Nu postează, nu stornează, nu editează și nu șterge note. Nu depune la ANAF și nu schimbă statutul fiscal al firmei. Nu are unealtă pentru niciuna dintre acestea.

Ordinea de precedență pentru ce ajunge în contabilitate:

1. Confirmarea unui proprietar sau contabil pe Propunerile Atenei.
2. Fără confirmare, nimic: implicitul este „propune", niciodată „execută".

Bonurile citite de Atena în deconturi urmează aceeași regulă și se confirmă de proprietar sau contabil.

Cum verifici că e autentic

• Atena nu inventează documente cu link. Linkurile vin din ce au întors uneltele: un document care nu există nu poate primi link valid.
• Referințele nesursate sunt marcate, nu ascunse.
• Când nu poate verifica ceva, Atena spune „Nu pot verifica asta acum." în loc să completeze din memorie.
• Nota rezultată dintr-o propunere păstrează legătura cu propunerea.

Unde se vede urma

• Conversațiile rămân în fereastra Atenei. „Conversație nouă" nu le șterge pe cele vechi.
• Propunerile și deciziile apar pe Propunerile Atenei și în Jurnal de audit, ca atena.propunere_executata sau atena.propunere_respinsa.
• O notă contabilă creată dintr-o propunere confirmată își arată originea.
• O regulă propusă poartă mențiunea „Propusă de Atena din conversație." în Setări → Reguli contabile.