e-Factura devine obligatorie pentru toate firmele B2B din România

România a implementat sistemul național de e-Factură (RO e-Factura) printre primele țări din UE care au introdus facturarea electronică obligatorie B2B. Dacă ești antreprenor sau contabil, această schimbare te privește direct.

De la 1 ianuarie 2024, orice firmă înregistrată în scopuri de TVA în România este obligată să transmită facturile fiscale emise pentru clienți business prin SPV ANAF (Spațiul Privat Virtual), în format XML UBL 2.1.

Contextul legislativ

Obligația e-Factura a fost introdusă prin OUG 120/2021 și consolidată prin Legea 296/2023. Inițial aplicabilă tranzacțiilor B2G (business-to-guvern), sistemul s-a extins treptat la toate tranzacțiile B2B.

De la 1 iulie 2024, ANAF a activat sancțiunile pentru neconformare. Amenzile variază de la 1.000 RON pentru firmele mici la 10.000 RON per factură pentru marii contribuabili — fiecare factură netransmisă prin SPV este sancționată individual.

Din ianuarie 2025, obligația s-a extins și la firmele neplătitoare de TVA, completând implementarea națională a sistemului.

Cine este afectat?

Practic orice firmă din România care emite facturi fiscale pentru clienți persoane juridice (SRL, SA, PFA, RA, instituții publice) este obligată să folosească e-Factura. Excepțiile sunt limitate: facturile emise pentru persoane fizice (B2C) și facturile pentru parteneri din afara României.

Firmele care nu erau plătitoare de TVA și nu aveau infrastructură digitală (certificat digital, cont SPV) au trebuit să se conformeze rapid — o provocare mai ales pentru microîntreprinderi și PFA-uri.

Cum funcționează în practică

Procesul tehnic implică: generarea facturii în format XML conform specificațiilor ANAF, semnarea electronică cu certificatul digital al firmei, transmiterea prin API sau portal SPV, așteptarea validării (câteva minute), și descărcarea facturii cu sigiliul electronic ANAF.

Factura cu sigiliu ANAF este singurul document cu valoare juridică. Versiunea tipărită pe hârtie sau PDF-ul fără sigiliu sunt doar copii informative — nu au valoare contabilă sau juridică în România.

Pentru parteneri, factura apare automat în SPV-ul propriu, în secțiunea "Facturi primite". Nu mai este necesar un email sau o transmitere separată — sistemul centralizat ANAF asigură livrarea.

Impactul asupra fluxurilor de lucru

Implementarea e-Factura a schimbat fundamental relația dintre firme și ANAF. ANAF are acum acces în timp real la toate tranzacțiile B2B — ceea ce înseamnă că reconcilierea fiscală devine mai precisă, dar și că erorile sunt imediat vizibile.

Pentru contabili, schimbarea a adus eficiență: facturile primite sunt deja în sistem digital, gata de procesare. Nu mai există facturi pierdute pe email sau transmise cu întârziere. Pe de altă parte, orice eroare de date (CUI greșit, adresă lipsă) duce la respingerea imediată de ANAF.

Firmele care au implementat rapid soluții de automatizare au câștigat un avantaj operațional semnificativ față de cele care mai folosesc procese manuale de generare XML și upload în SPV.

Ce urmează

ANAF continuă să extindă utilizarea datelor e-Factura pentru controale automate de TVA, identificarea tranzacțiilor suspecte și pre-completarea declarațiilor fiscale. Pe termen mediu, este posibilă introducerea reconcilierii automate TVA bazată pe datele din SPV.

Firmele care adoptă acum soluții integrate de contabilitate cu e-Factura se pregătesc pentru un mediu fiscal tot mai digitalizat, în care conformarea manuală va deveni din ce în ce mai dificilă și riscantă.