Bonuri din telefon și deconturi

Ce este

Angajatul fotografiază bonul din telefon, iar Atena citește suma, data și furnizorul și completează câmpurile. Bonul intră în decontul lunii al angajatului, care trece pe la un aprobator și apoi e postat în contabilitate de proprietar sau contabil.

Ce primește cealaltă parte

• Aprobatorul, când angajatul trimite decontul: o notificare în aplicație și un e-mail, cu link la Aprobările mele.
• Angajatul, după decizie: o notificare că decontul a fost aprobat („Urmează contarea de către contabil.") sau respins, cu motivul scris de aprobator.
• Contabilul: decontul aprobat, cu fotografia fiecărui bon, ce a tastat angajatul și ce a citit Atena, puse alături.

Ce arată ecranul

Pe telefon (/m/<firma>):

• „Fotografiază bonul". După citire apare „Atena a completat câmpurile marcate „din bon”", sau „Atena n-a putut citi bonul — completează tu." Câmpurile: Moneda, Categorie, Numărul mașinii, Notă (opțional). Butonul „Salvează bonul".
• „Deconturile mele". Primul bon fotografiat deschide decontul lunii.
• În decont: „Trimite la aprobare". După trimitere nu mai poți adăuga sau șterge bonuri.
• „Aprobările mele", pentru aprobator: „Aprobă" și „Respinge". Respingerea cere motivul, pe care îl vede angajatul. Unde ce a scris angajatul diferă de bon, aprobatorul alege pe fiecare câmp valoarea care rămâne.

În aplicația web, Deconturi (pentru proprietar și contabil) are butoanele Aprobă, Respinge, Postează, Alege valorile, Retrimite la corectat și Anulează.

Stări: Ciornă → Trimis → Aprobat sau Respins → Postat (pe telefon „Contat") → Plătit. Un decont aprobat mai poate fi și Anulat.

Când se întâmplă

• Citirea pornește la fotografiere. Dacă Atena nu poate citi pe loc, bonul se salvează oricum și citirea se reia automat mai târziu.
• Același bon trimis de două ori (de exemplu după o conexiune pierdută) rămâne un singur bon.
• Suma în valută se trece în lei la cursul BNR din data bonului.
• Decontul se trimite doar dacă are cel puțin un bon.
• Postarea cere decont aprobat și o perioadă contabilă deschisă. Nu se întâmplă automat la aprobare: e pasul separat Postează.
• Corecții după aprobare, doar înainte de postare: retrimiterea la corectat sau anularea, ambele cu motiv. Un decont postat se corectează prin stornarea notei.

Cum se configurează

• Categoriile de cheltuieli se administrează în Deconturi. Cele marcate pentru telefon apar angajatului.
• Regulile de aprobare le stabilește proprietarul: aprobator, înlocuitor, escaladare după un număr de ore și perioadă de valabilitate. Fiecare regulă cere un motiv de cel puțin 10 caractere.
• Contul de decontare (542 când angajatul a primit avans, altfel 4282) se alege automat. La postare se poate alege altul.

Ordinea de precedență pentru cine aprobă:

1. Proprietarul poate decide oricând.
2. Dacă există o regulă valabilă pentru deconturi: aprobatorul ei și înlocuitorul. După termenul de escaladare se adaugă persoana de escaladare.
3. Dacă nu există nicio regulă, decide și contabilul.

Cum verifici că e autentic

• Fotografia originală a bonului se păstrează lângă decont.
• Ce a tastat angajatul și ce a citit Atena se păstrează separat. Aprobatorul vede diferențele și alege explicit valoarea.
• Rundele anterioare ale unui decont retrimis la corectat rămân arhivate.
• Un decont cu bonuri fotografiate nu se șterge niciodată. Se anulează, cu motiv.

Unde se vede urma

În Jurnal de audit:

Pe decont se văd motivul retrimiterii sau al anulării, cine și când.